大多数人都知道在工作中不知所措是什么感觉：管理混乱的待办事项清单和不断的电子邮件、工作与生活的平衡不佳、救火以及对房间里最响亮的声音做出回应。
“你很容易陷入这样一种情况：你忙于救火，却没有时间永久扑灭大火，”19 届 EMBA、软件公司联合创始人丹尼尔·诺顿 (Daniel Norton) 说道LeanKit。 “你没有时间让事情变得更好。你所做的只是每天起床并试图避免灾难。”
这是知识型员工的常见情况。工人们甚至很难承认自己正在陷入困境，更不用说找到并解决问题的根源了。另一方面，工厂工作何时出现问题很容易判断：想想装配线上堆积的产品，或者露西·里卡多和埃塞尔·默茨疯狂地把巧克力塞进他们的厨师帽里糖果沿着传送带飞下，这是《我爱露西》中的经典场景。
露西和埃塞尔有一个明显的问题。他们可以看到面前的工作堆积如山。但当工作堆积在电子邮件收件箱中时，很难发现问题。工人们往往会举手表示他们正在苦苦挣扎。
诺顿和他的 19 届 EMBA 同学艾米·金博尔 (Amy Kimball) 表示，使用便利贴等工具可视化工作流程可以提高效率。他们设计了一个逐步的流程永利皇宫463cc官方网站框架，作为麻省理工斯隆管理学院组织实验室课程的一部分，学生可以将所学到的知识应用到公司的流程中。 Kimball 和 Norton 没有永利皇宫463cc官方网站一个流程，而是开发了一种可以复制并应用于任何流程的流程永利皇宫463cc官方网站方法。
这个想法源自动态工作设计，一个由麻省理工学院斯隆管理学院教授 Nelson Repenning 和负责操作实验室课程的高级讲师 Don Kieffer 创建的框架。动态工作设计使智能工作流程可见且更易于永利皇宫463cc官方网站。
“大多数创新和流程永利皇宫463cc官方网站都来自体力劳动，基本上是在工厂，”雷彭宁说。 “大多数知识工作流程根本就没有被设计过。人们只是开始做它们，然后他们在进行过程中进行临时更改。”
“对于管理者来说，他们有巨大的潜力开始以与体力工作相同的系统化或严格程度来审视他们的知识工作流程。”
诺顿和金博尔在测试了该方法波士顿弗吉尼亚州研究所，Kimball 是首席执行官。
金博尔说，该研究所是一家开展、支持和促进生物医学研究的中型非营利组织，一直在努力改善工作场所流程。员工感到不知所措和沮丧。
金博尔说，为期半天的初始项目开启了现在可持续的流程永利皇宫463cc官方网站文化。
这是基于诺顿和金博尔在波士顿退伍军人管理局研究所的研究的流程永利皇宫463cc官方网站分步指南。您的详细信息将会改变，但过程是相同的。
1。找出问题
首先，你需要找到问题。
研究所的流程永利皇宫463cc官方网站从半天的会议开始，从基本规则开始（坚持“我”的陈述，不要指责，也不要暗示/指责）。
在三分钟内，每位员工在便利贴上写下了他们在组织中看到的至少四个问题，每个问题使用一张便利贴。然后每个人大声读出他们的问题并将笔记贴在墙上——这是困扰工人并使他们彻夜难眠的问题的直观表现。
如果没有人承认问题的存在，问题就无法解决，而且研究表明，问题持续的时间越长，解决起来就越困难，雷彭宁说。
“它基本上迫使人们寻求帮助，这是许多组织中很难获得的技能，因为人们认为这是软弱的表现，而不是帮助工作取得进展，”雷彭宁说。金博尔说，发现常见问题有助于让她的员工放松。
2。建立积压
接下来，请人们写下尽可能多的内容进程据他们所知，每张便利贴上都有一个问题困扰着他们。在波士顿退伍军人管理局研究所，答案被大声朗读并张贴在墙上视觉过程永利皇宫463cc官方网站板的第一栏中。重复的内容相互堆叠，以表明有几个人认为这是一个紧迫的问题。
积压的工作让有问题的流程不再那么模糊，Kimball 说，并确定了团队正在处理的内容。
3。加载队列
决定要永利皇宫463cc官方网站哪些流程以及永利皇宫463cc官方网站顺序。首先，诺顿和金博尔建议永利皇宫463cc官方网站可管理数量的流程，例如五个。在该研究所，每个人都有机会从他们认为最需要解决的积压工作中投票选出一个流程。
流程永利皇宫463cc官方网站的早期阶段应重点关注容易实现的目标，或相对容易实施的小变化。例如，该研究所的团队选择将对文档的审查从流程的第四步移至第一步。该研究所的团队制定了一个确定努力和影响的优先级矩阵，并表示起点应该是低努力、低影响，以增加取得成果的机会并加强支持。
团队对第一个项目进行了投票，并将最需要更改的五个流程放在流程永利皇宫463cc官方网站板的第二列中。
4。映射当前进程
对于第一个流程，通过在白板上绘制从开始到结束的整个流程的地图来使您的工作可视化。
诺顿说，员工应该避免按照他们认为应该的方式绘制流程，并确保如实概述当前的情况。
诺顿说，他的软件背景、清晰的物理步骤以及输入和输出是一项资产。 “我以前从未在研究机构工作过，”他说。 “但其核心是，他们有一个流程，对吧？……如果你能找到一个流程，你就可以将其放入可视化工作流程中。”
5。确定一个小变化
作为一个团队，找出永利皇宫463cc官方网站流程的一个小方法。诺顿和金博尔说，最好解决交接不明确、激励措施不一致或基于“我们一直这样做”心态的领域。
建议的更改最好来自直接参与流程的人员。金博尔说：“如果领导层将解决方案强加给团队，它们可能会出现偏差，而且没有人会执行它们。” “让从事这项工作的人尝试一下，看看他们能自然地想出什么成果。”
小的、渐进的改变是这个过程的关键。 “我们坚信，做成功的小项目并建立动力比试图立即改变一切要好得多，”雷彭宁说。 “如果我们能够做一个快速获胜的项目，我们就会有一些信心，我们正在朝着正确的方向前进......因为也许我们产生了一些小成果，但在那个小项目中你也学到了很多东西，这将使你在第二个项目中更有效率。”
6。做实验
实施建议的更改并进行五次迭代。诺顿和金博尔说，如果失败了也没关系，或者团队开始有机地进行其他永利皇宫463cc官方网站，这是解决问题心态的副产品。
7。回顾过去并庆祝成功
实验完成五次后，聚集以确定实验是否成功。在研究所，实验前后对团队成员进行了调查，看看职责和流程是否更清晰。
该研究所的第一个变革是消除了扫描文档的三个实例、使表格可电子签名、并将流程从三个部门合并到两个部门以及其他永利皇宫463cc官方网站。该文件的处理时间减少了两周多，更多的工作人员表示他们更好地了解了该流程以及他们在完成该流程中所扮演的角色。
诺顿说，在这个过程结束时，即使是持怀疑态度的员工也加入了进来。
无论结果如何，诺顿和金博尔表示，在第一次尝试永利皇宫463cc官方网站流程后，团队应该通过庆祝午餐或小赠品等方式进行庆祝。
8。重复
庆祝成功后，是时候继续队列中的下一个进程了。研究人员表示，流程永利皇宫463cc官方网站不是一次性的事情，而是代表了一种文化转变。
可视化技术，包括便利贴和流程永利皇宫463cc官方网站板——诺顿称之为“成功的神器”——应该保留在人们的视线中，以提醒团队他们已经做了什么以及还有什么需要改变。
动态工作设计，尤其是可视化，非常有效，因为它改变了物理环境，迫使人们养成一套新的习惯。
“如果不改变物理环境，人们很快就会回到原来的习惯，”雷彭宁说。
即使是便利贴也能带来这种变化。 “这给了我们所有人许可和一个我们不能忽视的结构，因为每次我们在那个房间举行团队会议时，它就在我们面前。它就在墙上，”金博尔说。 “这是一个永远的改变。”
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Repenning 相信该框架具有可扩展性并适用于其他组织。
诺顿说，一些公司，尤其是小型企业，对花时间召开项目会议表示担忧，但最终，这是值得的。 他说：“我们的目标是让您在效率低下的系统上花费一些时间。” “一旦更好的方法发挥作用，您的收入就会实现正增长。”
金博尔表示，领导层应该为流程定下基调，但从事这项工作的人往往拥有最好的想法。 “我不希望比我高的人对我发号施令，”她说。 “我在这里的职责是将我们聚集在一起，创造一个信任和开放、责任和承诺的环境，并授权团队找到可能存在但尚未有人尝试过的解决方案。”
